Comment améliorer la communication et collaboration au sein de l'entrepriseAvec la numérisation des espaces de travail, les entreprises disposent de nouveaux moyens pour simplifier la collaboration et la communication, et les rendre plus efficaces et accessibles pour les utilisateurs. Les Communications Unifiées, appelées plus communément UC, sont sur toutes les lèvres, se targuant d’être le « nec plus ultra » des entreprises les plus modernes. Bien qu’elle soient accessibles à tous, quelle que soit la taille de votre organisation, la transition ne se fait pas du jour au lendemain et nécessite une réelle adaptation de la culture de l’entreprise et des bonnes pratiques de communication internes et externes.

Voici quelques-unes des exigences les plus importantes pour son adoption :

Communication et collaboration basée sur la VoIP

Une communication efficace en temps réel entre les bureaux, les départements, les clients, les employés distants ou à partir d’appareils domestiques et mobiles ne fonctionnera correctement et de manière transparente que si le matériel et / ou les logiciels utilisés sont optimisés pour la VoIP. Si tous les acteurs sont interconnectés par le biais d’un PABX IP via Internet, ces terminaux externes et internes pourront échanger des flux vocaux, vidéos et des données entre eux via des connexions sécurisées, de façon totalement indépendante de leur emplacement ou du type d’appareil. Le concept des environnements de travail mobiles et flexibles n’est plus seulement une vision, la technologie tout IP a concrétisé cette unification.

Utiliser les réseaux pour améliorer la productivité

Les systèmes de communication IP offrent le grand avantage d’offrir un partage facile des applications et des données à partir d’interfaces différentes. Des pionniers comme Google ont ouvert la voie à la collaboration sociale en coordonnant et en contrôlant l’accès et la modification des données par les employés, sans avoir faire d’envois multiples de documents, évitant ainsi la création de versions différentes d’un même document sur le réseau de l’entreprise. Au lieu de cela, chaque employé autorisé dispose d’un accès en temps réel aux données, les documents sont toujours à jour et les erreurs possibles sont réduites au minimum.

Les solutions UC incluent cependant de nombreuses autres fonctionnalités permettant un accès plus rapide et plus direct, le travail d’équipe et la réduction des délais. Les informations de présence éliminent les délais de mise en attente, ou les transferts d’appels inutiles. Les e-mails peuvent être remplacés, le cas échéant, par la messagerie instantanée via le chat d’entreprise. L’intégration d’applications telles que les logiciels CRM ou ERP permet un accès direct aux comptes clients ou enregistre toutes les prises de contact pour une optimisation du service client, pierre angulaire des départements commerciaux ou du support technique.

Enfin, l’intégration avec les outils de visioconférence basés sur le Web rend l’échange d’informations et la collaboration plus directs et personnels, à la fois en interne et en externe. En regroupant toutes les communications et tous les médias dans un système unifié, vous pouvez améliorer les performances et l’efficacité tout en offrant plus de flexibilité à l’utilisateur au niveau individuel.

Réinventer les processus internes

Bien que de tels réseaux de communication « ouverts » comportent certains risques, les UC représentent également une excellente opportunité de repenser les processus internes et les réorganiser de manière plus centrée sur le client. Il est aussi crucial de répondre aux exigences de sécurité de votre système de communication, y compris tous les points de terminaison du réseau. Des règles et procédures précises doivent être définies pour protéger tous vos processus de communication et d’échange de données.

Enfin, il est nécessaire que chaque employé soit sensibilisé aux avantages et risques liés aux UC, et accepte de changer et d’adapter son comportement. Tout le monde n’est pas toujours prêt pour un changement immédiat, et peut se sentir perdu à la mention d’une salle de de communication virtuelle, de nouveaux moyens de communication, de nouvelles formes de traitement de l’information, de création de contenu et d’échange de données. Par conséquent, il est vital de promouvoir activement la formation et l’intérêt pour les Communications Unifiées en interne dans l’entreprise.

Et vous, les UC font-elles partie de votre monde? La communication et collaboration au sein de l’entreprise sont-elles devenues vos points forts? N’hésitez plus, les avantages sont nombreux !