bureau du futureVous êtes convaincus des bienfaits des Communications Unifiées (UC) pour une réelle amélioration des processus de votre entreprise. Vous êtes prêt à implémenter une nouvelle solution moderne. Il vous reste encore une étape difficile à franchir pour que votre déploiement UC soit complet et couronné de succès. Les capacités d’adaptation de vos employés à ces nouveaux outils et méthodes de travail sont la pierre angulaire d’une transition en douceur et d’une utilisation efficace de la nouvelle solution UC.

Voici 3 défis que vous devrez relever lors du déploiement de votre nouvelle solutions de Communications Unifiées :

  • Les exigences spécifiques à chacun des départements et équipes doivent être pris en compte. Si votre entreprise a plusieurs succursales, chaque emplacement doit pouvoir bénéficier d’un support local lors de la transition vers la nouvelle plate-forme UC.
  • Les solutions de communication nouvellement introduites doivent être évolutives afin de pouvoir intégrer de nouveaux domaines ou services dans le futur si nécessaire.
  • Une solution intéressante doit être rentable et capable de rassembler des plates-formes de générations disparates en une seule infrastructure centralisée (tout en permettant à chaque département de gérer son espace individuellement).

Les entreprises qui sauront relever ces défis ajouteront une valeur significative à leurs activités. Grâce aux Communications Unifiées, vous parvenez à créer une meilleure interaction entre vos employés et à atteindre une plus grande efficacité de tous les processus opérationnels. Alors, comment la collaboration à l’échelle de l’entreprise via une large variété de réseaux voix et données peut-elle être efficacement améliorée?

Le choix d’un système téléphonique leader sur le marché auprès d’un fournisseur de confiance est primordial pour pouvoir relever les défis ci-dessus, que cette solution soit hébergée en cloud ou en local. Une fois le bon produit sélectionné, il s’agit de convaincre les employés du bon fondement de ce changement de solution, et de les soutenir vis-à-vis de leurs éventuelles critiques ou inquiétudes face aux modifications de leurs processus de travail. Pour cela, il est nécessaire d’avoir des attentes réalistes de la nouvelle solution et un délai raisonnable pour apprendre à l’utiliser.

Il existe deux approches testées sur le terrain concernant l’introduction d’une solution de Communications Unifiées. Les deux ont leurs avantages et leurs inconvénients. Le succès réel de la mise en œuvre ne peut être mesuré que si les employés utilisent effectivement cette nouvelle technologie dans leurs pratiques quotidiennes, et que son impact sur la communication et la coopération est évident :

  • Méthode 1 : Supprimer et remplacer – le déploiement UC se fait sur une très courte période, du jour au lendemain. Les anciens outils de communication (tels que les téléphones de bureau et les accessoires) disparaissent au cours du week-end et sont immédiatement remplacés par le nouveau système de Communications Unifiées. Vos employés n’auront d’autres choix que de s’adapter ou de couler.
  • Méthode 2 : Changement progressif – La technologie UC est introduite sur une plus longue période de temps – souvent plusieurs mois – et les nouvelles fonctionnalités sont adoptées progressivement. Par exemple, une entreprise peut initialement utiliser les services de messagerie instantanée, mais différer temporairement l’introduction de la visioconférence.

Alors que la méthodologie «supprimer et remplacer» peut être mise en œuvre immédiatement et démontre rapidement le retour sur investissement grâce à des coûts de maintenance réduits dès le début, cette émthode peut paraître brusque aux employés. Un basculement progressif permet au service informatique de tester et de fournir un support adéquat, de manière approfondie. En outre, les utilisateurs peuvent se familiariser progressivement avec les nouveaux outils et apprendre à les utiliser.

L’acceptation des employés est l’un des obstacles les plus courants à l’introduction de nouvelles technologies, il est donc sage d’opter pour une adaptation lente. Prenez votre temps pour assurer un déploiement UC harmonieux au sein de votre entreprise. Comme les employés auront le temps et le soutien dont ils ont besoin pour adopter les communications unifiées, ils ne tarderont pas à être convaincus des avantages de leur nouvelle solution de Communications Unifiées, pour le plus grand bien de votre entreprise.