Comment organiser une visioconférence web comme un expert

Les conseils de 3CX pour organiser une visioconférence web comme un professionnel. Au sein des entreprises, l’utilisation de notre outil de visioconférence web continue de croître, y compris en interne au sein de l’équipe 3CX elle-même. Il est utilisé non seulement en tant qu’outil de communication, mais aussi comme plate-forme de collaboration en temps réel. Son usage permet des présentations et démonstrations commerciales aux clients, l’organisation de formations sur les nouveaux produits, des sessions de brainstorming, etc. Ces méthodes permettent d’améliorer les processus et la prise de décision, et ainsi d’augmenter les ventes.

Le fait que la solution de visioconférence web soit basée sur le protocole WebRTC permet d’organiser une réunion en ligne en utilisant un simple navigateur tel que Chrome. Il n’est donc pas nécessaire de télécharger de logiciel supplémentaire ou de gérer des mises à jour obligatoires en dernière minute, juste quand vous êtes sur le point de vous connecter à une réunion. Depuis une tablette ou un smartphone, il suffit de télécharger l’application en quelques secondes.

Il est conseillé de se familiariser avec l’interface avant la première réunion. Cette interface est particulièrement intuitive, et il vous ne faudra que quelques secondes pour connaître les outils dont vous disposez, tels que les touches pour couper le micro, éteindre la caméra, partager son écran ou créer un sondage.

La connexion Internet joue l’un des rôles les plus importants. L’outil de visioconférence web 3CX vous permet de vous adapter à la bande passante disponible au moment de l’utilisation. vous trouverez ci-dessous une table de référence qui vous aidera à connaître la bande passante approximative requise pour assurer une résolution vidéo spécifique :

  • 0-800Kbit: de 176 × 144 et jusqu’à 640 × 480 | SD |
  • 800-2000Kbit: de 640 × 480 à 1280 × 720 | HD |
  • 2000-8000Kbit: de 1280 × 720 et jusqu’à 1920 × 1080 | Full HD |
  • 4000-10000Kbit: de 1280 × 720 et jusqu’à 3840 × 2160 | 4K Res |

La visioconférence web comme un pro

L’un des grands avantages de la visioconférence sur le web est que nous pouvons collaborer face à face avec n’importe qui dans le monde, quelle que soit sa situation géographique. Vous aurez peut être en face de vous le client potentiel qui vous fera faire l’affaire de l’année. Dans cet esprit, sans aucun doute, faire une bonne impression lors de la réunion est crucial.

Voici 4 conseils pour vous aider à organiser et présider une visioconférence comme un expert :

Test initial

“C’est en forgeant qu’on devient forgeron”… Eh bien, si vous n’avez jamais utilisé cet outil, c’est le moment de s’habituer. Lors d’une session de test, essayez chaque fonctionnalité dont vous aurez besoin, contrôlez qu’aucun problème ne se produise lors de la connexion. Il est préférable de faire face à des imprévus pendant un test que lors de la session en direct. Une fois les tests effectués, nous vous conseillons de vous connecter 10 minutes avant le début de la réunion pour préparer l’ensemble du scénario et éviter les revers.

Environnement

Vous ne souhaitez sûrement pas que vos interlocuteurs aient l’impression qu’un ouragan vient traverser votre bureau, n’est-ce pas? Pensez à préparer l’espace qui vous entoure, et qui sera visible devant la caméra. Prenez le temps de nettoyer, ranger, et assurez-vous d’avoir un éclairage correct et suffisant. Pensez à installer une source de lumière devant votre visage, et n’oubliez pas de retirer les tasses de café et autres objets qui donnent une impression négligée.

Audio

N’hésitez pas à considérer l’utilisation d’un casque pour garantir une  meilleure qualité audio. Il arrive souvent que l’utilisation du microphone et des haut-parleurs incorporés dans les ordinateurs personnels (ordinateurs portables) provoque un écho, causant un inconfort et rendant difficile la communication avec vos interlocuteurs.

Offrez une attention complète

La tenue d’une visioconférence web est comparable à celle d’une réunion en salle avec les autres participants. Il est important de se concentrer sur la réunion plutôt que d’effectuer d’autres tâches, comme répondre à un appel, consulter ses emails, etc. Pensez à consacrer tout le temps et l’attention que la réunion en ligne mérite.

Connecter des personnes d’un bout à l’autre de la planète a un côté un peu miraculeux. Bien que certaines situations soient indépendantes de notre volonté, en suivant ces recommandations, vous pouvez minimiser les risques inhérents aux visioconférences, vous préparer le mieux possible et donner la meilleure image de vous même et de votre entreprise à vos interlocuteurs, quels qu’ils soient et où qu’ils soient situés.

By |May 15th, 2018|0 Comments