Administration des extensions

Dans ce chapitre

Introduction

Général

Messagerie vocale

Règles de transfert

Provisioning des téléphones

BLF (Busy Lamp Fields)

Options

Droits

Déléguer l’administration des extensions

Groupes d’extensions

Groupe par défaut

Créer des groupes

Voir aussi

Introduction

L’écran “Extensions” vous permet de créer et configurer des extensions.

Général

Dans la section Informations utilisateurs, vous pouvez saisir les prénom, nom, adresse email, numéro de portable ainsi que l’identifiant appelant sortant pour cet utilisateur. L’adresse email est utilisée pour envoyer des liens vers les applications, des liens manuels, le code PIN de la messagerie vocale ainsi qu’un fichier de configuration pour provisionner automatiquement les applications.

Dans la section “Authentification”, l’identifiant d’authentification et le mot de passe sont générés automatiquement, mais peuvent être modifiés si nécessaire. Le changement des identifiants reprovisionne automatiquement le téléphone avec les nouveaux identifiants d’authentification (si le téléphone est auto-provisionné par 3CX).

Dans la section Direct Inbound Dialing (SDA), sélectionnez le SDA que l’utilisateur aura. En plus de la section “Click to Call / Click to Meet”, vous pouvez aussi spécifier un nom préféré pour votre salle de conférence personnelle. Vos contacts pourront visiter cette URL à partir de tout navigateur compatible avec les standards ouverts WebRTC (Chrome, Firefox) pour démarrer un webmeeting à la volée ou un simple appel entrant. L’appel entrant pourra être transformé en webmeeting à tout moment.

Messagerie vocale

L’onglet Messagerie vocale permet de configurer les préférences de la messagerie vocale de l’extension incluant son code PIN pour l’authentification de la messagerie vocale, active/désactiver cette protection PIN, jouer l’ID d’appelant, et la lecture de la date et heure à laquelle a été reçu le message. Vous pouvez aussi choisir d’envoyer un email de notification. Celui-ci peut être configuré pour envoyer le message vocal, et aussi le supprimer du serveur une fois envoyé pour libérer de l’espace.

La section Gérer les messages de salutation permet de configurer et administrer les messages de salutation:

  • Ajouter – Ajouter un nouveau message de salutation à partir d’un fichier .wav pré-enregistré.
  • Enregistrer sur le téléphone – Enregistrer un nouveau message de bienvenue à partir de votre téléphone.
  • Gérer – Administrer vos messages de salutation.

Règles de transfert

Chaque extension peut avoir un ensemble de règles de transfert d’appel qui définissent ce que 3CX doit faire quand l’utilisateur de l’extension ne peut pas répondre à un appel entrant. Ceci peut être configuré selon:

  • le statut de l’utilisateur,
  • l’heure,
  • l’ID d’appelant,
  • le type d’appel, interne ou externe.

Chaque statut nécessite une règle de transfert d’appel. Par exemple si un utilisateur ne peut pas répondre à un appel alors que son statut est défini comme Disponible vous pouvez transférer l’appel vers la messagerie vocale, et si le statut est défini comme Ne pas déranger (DND), vous pouvez transférer l’appel vers son mobile. Les options suivantes sont disponibles par statut:

  • Faire sonner le mobile simultanément
  • Accepter plus d’un appel
  • Se déconnecter des files – Déconnecte l’utilisateur des files automatiquement. IMPORTANT – cela va automatiquement vous déconnecter ou connecter en file selon un changement de statut et rend donc le bouton de Connexion / Déconnexion inutile. Le changement de statut prendra le dessus sur ce dernier et vous connectera à nouveau une fois en Disponible. Les agents doivent donc utiliser le changement de statut plutôt que le bouton de connexion/déconnexion lorsque cette option est activée.
  • Accepter des appels de groupes d’appels
  • Transférer les appels internes et/ou externes vers:
  • La messagerie vocale,
  • La messagerie vocale d’une autre extension,
  • Le mobile,
  • Une extension,
  • Un numéro,
  • Terminer l’appel.

Le transfert d’appel peut être configuré par l’administrateur en utilisant la console d’administration ou par un utilisateur à partir du client 3CX. Des instructions sur la configuration des transferts d’appel par une extension peuvent être lues dans guide d’utilisateur du client web.

L’activation de la fonctionnalité de Changement automatique du statut permet de changer le statut de l’utilisateur en Disponible selon les heures de bureau par défaut ou spécifiques. Pour configurer des heures de bureau et heures de pauses personnalisées, cliquez sur Configurer.” En dehors de ces heures, l’extension sera bascule en “Ne pas Déranger.” Pendant les pauses, l’extension sera basculée en “Absent.”

Avec la fonctionnalité d’Exceptions vous pouvez créer des exceptions pour certains numéros. Insérez l’ID Appelant pour lequel la règle d’exception s’appliquera, sélectionnez la période affectée dans le menu déroulant Reçu pendant et choisissez ensuite l’action désirée à partir du menu Renvoyer vers.

Provisioning des téléphones

L’onglet Téléconfiguration des téléphones vous permet d’ajouter ou modifier des paramètres aux téléphones liés à l’extension. L’administration des téléphone IP est décrite dans Configurer les téléphones IP par provisioning. L’administration des paramètres de clients 3CX est décrite dans Configurer les applications 3CX.

BLF (Busy Lamp Fields)

Vous pouvez configurer les lampes BLF d’un téléphone IP ainsi que de clients 3CX à partir de cette page. Assignez une extension à un bouton BLF de sorte que ce bouton affiche le statut de l’extension. Le nombre de boutons BLF disponible dépend de chaque téléphone, tandis que l’application 3CX n’a pas cette limite et contient 36 indicateurs BLF par page.

Vous pouvez aussi lier des boutons BLF à des places de parking partagé ou codes de raccourcis. Ceci permet aux utilisateurs de parquer et reprendre des appels facilement par appui de bouton. Les options suivantes sont disponibles par BLFs:

  • BLF – affiche la présence d’une autre extension.
  • Raccourci d’appel – lien vers un numéro préféré pour un appel facile.
  • Raccourci d’appel personnalisé - lien vers une numéro personnalisé.
  • Parking partagé - lien vers un numéro de parking d’appels partagé.
  • Connexion/déconexxion des agents - assigner pour se connecter/déconnecter facilement
  • Changer de statut - permet de changer son statut vers un statut sélectionné.

Options

L’onglet options vous permet de définir des options avancées pour l’extension, dans ces sections :

Restrictions : permet de configurer ce que l’extension a le droit de faire.

  • Désactiver l’extension – Désactive l’extension.
  • Désactiver les appels externes – Interdit tout appel externe depuis l’extension.
  • Activer la protection PIN – Vous pouvez configurer une extension pour permettre les appels sortants externes après la saisie d’un code PIN. Pour débloquer une extension, l’utilisateur compose le 777 suivi du code PIN et de #. Le PBX informera l’utilisateur que l’accès a été autorisé. L’utilisateur peut alors composer le numéro externe souhaité.
  • Désactiver l’usage de l’extension hors LAN – Bloque tous les enregistrements en dehors du réseau local. Ce paramètre s’applique aux téléphones IP.
  • Bloquer les connexions distantes par tunnel – Bloque l’enregistrement de l’extension à partir d’un réseau extérieur même si elles utilisent la fonctionnalité tunnel (qui est considéré comme un enregistrement local) .
  • Bloquer les appels sortants hors des heures de bureau : restreint les appels sortant aux heures de bureau

Options - configure les options générales pour les extensions :

  • Enregistrer tous les appels – Enregistre tous les appels de cette extension.
  • Filtrer les appels – S’utilise SEULEMENT avec la fonctionnalité Rebond. Permet d’annoncer le nom de l’appelant pour que le destinataire puisse décider s’il accepte ou non l’appel.
  • Envoyer une notification email sur appel manqué – Envoi d’un email de notification pour chaque appel manqué
  • Ne pas afficher l’extension dans l’annuaire d’entreprise 3CX – Supprime l’extension de l’annuaire
  • Autoriser l’utilisateur à organiser des visioconférences via Webmeeting 3CX.
  • ID SIP – définir un ID SIP pour cette extension

Droits

L’onglet Droits vous permet de configurer les droits de l’extension au sein de son groupe. Les groupes dont est membre l’extension apparaissent dans la liste déroulante Membre des groupes. Pour configurer les droits de l’extension:

  1. Sélectionnez le groupe pour lequel vous souhaitez configurer les droits d’extension.
  2. Sélectionnez le rôle que l’extension aura au sein de ce groupe (utilisateur/manager).
  3. Vous pouvez modifier les droits de l’extension en cochant les options:
  • Peut voir les membres du groupe – permet à l’utilisateur de visualiser la présence des membres du groupe.
  • Peut voir les appels du groupe – permet à l’utilisateur de visualiser les appels effectués par les membres du groupe.
  • Diffuse sa présence au groupe – montre la présence de l’utilisateur aux membres du groupe.
  • Montre ses appels au groupe – montre les appels de l'utilisateur aux membres du groupe.
  • Peut effectuer des opérations (dévier, transférer, intercepter) – sur n’importe quel appel actif des membres du groupe.
  • Peut intervenir, écouter, ou chuchoter – Peut intervenir dans des appels fait par les membres du groupe.
  • Peut utiliser l’interphone – permet à l’utilisateur d’utiliser l’interphone avec les autres extensions.
  • Peut parquer les appels – permet à l’utilisateur de parquer des appels de sorte que d'autres utilisateurs les prennent.
  • Peut manipuler les appels sur répondeur numérique – Cette option permet à l’utilisateur de contrôler le SVI.
  • Peut gérer l’annuaire d’entreprise – Cette option permet à l’utilisateur d’ajouter/éditer/supprimer des contacts dans l’annuaire de l’entreprise via l’application 3CX pour Windows.
  1. Cliquez sur OK pour appliquer les droits définis. Un redémarrage des applications 3CX est requis pour que les changements prennent effet sur les extensions configurées.

Déléguer l’administration des extensions

3CX vous permet de déléguer des tâches d’administration des extensions, en configurant les droits de l’extension d’un utilisateur :

  1. Allez dans la console d’administration et sélectionnez l’extension pour laquelle vous voulez donner des droits.
  2. Cliquez sur “Modifier” > “Droits”
  3. Descendez en bas de la page et activez l’option “Autorise l’accès à la console d’administration 3CX”.
  4. Dans la partie Gestion des extensions, sélectionnez le niveau d’administration que vous voulez accorder :
  1. Peut gérer seulement son extension
  2. Peut gérer seulement les extensions de son groupe
  3. Peut gérer toutes les extensions
  1. La section “Gestion du système” (nécessite d’activer l’option “Peut gérer toutes les extensions)
  1. Administrer les trunks SIP – Permet le paramétrage des trunks SIP
  2. Administration générale du système - la possibilité de changer les paramètres généraux.
  3. Générer des rapports d’appels - la possibilité d’accéder aux rapports et aux enregistrements d’appels passés. Si vous souhaitez que l’utilisateurs puisse télécharger les enregistrements d’appels depuis le rapport généré, activez “Autoriser le téléchargement des enregistrements d’appels”.

Groupes d’extensions

Les groupes d’extensions sont utilisés pour déterminer quelle information est indiquée à qui. Une extension doit faire partie d’au moins un groupe, mais peut faire partie de plusieurs groupes.

Groupe par défaut

Les extensions sont assignées au groupe “par défaut” jusqu’à ce qu’elles soient déplacées dans un autre groupe. Dans ce groupe :

  • Les administrateurs peuvent voir les détails des appels de TOUTES les extensions et files d’attente.
  • Les administrateurs peuvent effectuer des opérations sur N’IMPORTE QUEL appel dans le système (répondre, transférer, diversion, rejeter, intervenir et parquer).
  • Les utilisateurs ne peuvent pas voir les appels des autres utilisateurs.

Créer des groupes

Pour créer un groupe d’extensions dans la console d’administration de 3CX :

  1. Cliquez sur la fonction Groupes et appuyez sur le bouton Ajouter.
  2. Spécifiez un nom pour le groupe à ajouter.
  3. Dans la section membres, cliquez sur le bouton Ajouter pour ajouter des membres au groupe.
  4. Cliquez sur l’onglet “Droits de groupe” et définissez les droits pour les administrateurs et utilisateurs du groupe.
  5. Cliquez sur “OK” pour créer le groupe.


Pour sélectionner un ou plusieurs administrateurs pour le groupe, p.ex. Un superviseur du département, effectuez ces étapes depuis la fonction “Extensions” dans la console d’administration :

  1. Modifiez l’extension pour la définir comme administrateur, et cliquez sur l’onglet “Droits”.
  2. Sélectionnez le groupe à configurer dans “Membre de groupes” et définissez le “Rôle” en tant qu’administrateur.
  3. Cliquez sur “OK” appliquez le rôle d’administrateur à l’extension.

Vous pouvez configurer un ou plusieurs membres d’un groupe en tant qu’administrateurs. Les administrateurs de groupes peuvent voir les détails des appels de tous les utilisateurs du groupe.

Voir aussi

* FreePBX® / Asterisk® est une marque déposée de Sangoma Technologies. Cette marque n’est pas affiliée à 3CX, ses produits ou ses sites Internet. Sangoma Technologies n’est pas la source, et ne sponsorise ou ne cautionne pas les produits / services promus ici. 3CX n’est sponsorisé par ou associé à Sangoma Technologies. Tous les noms de produits et sociétés sont des marques déposées™ ou enregistrées® par leurs propriétaires respectifs. L’utilisation de ces noms n’implique aucune affiliation ou cautionnement par ces derniers.

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