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08. Administration des extensions

Administration des extensions

Dans ce chapitre

Administration des extensions

Introduction

Général

Messagerie vocale

Règles de transfert

Provisioning des téléphones

BLF

Options

Droits

Déléguer l’administration des extensions

Autoriser un accès granulaire

Gérer les clients 3CX

Intégration

Voir aussi

Introduction

L’écran Extensions vous permet de créer et configurer des extensions. Pour se faire:

  • Allez en page Extensions de votre console d’administration 3CX.
  • Cliquez sur Ajouter pour créer une nouvelle extension ou
  • Double cliquez sur une extension existante pour éditer une extension.
  • Une fois l’extension créée, un email de bienvenue sera envoyé à l’email de la nouvelle extension. Cet email de bienvenue contient des informations importantes telles que les liens de téléchargement des clients, ainsi qu’une pièce jointe servant à les auto-provisionner.

Général

Dans la section Détails utilisateurs, vous pouvez saisir le prénom, le nom, l’adresse email, le mobile, ainsi que le numéro présenté par l'utilisateur. Cette adresse email est utilisée pour envoyer les liens vers les clients, des liens vers le manuel, le PIN de la messagerie vocale ainsi qu’un fichier de configuration pour auto provisionner vos clients.

L’ID d’authentification et le mot de passe sont générés automatiquement, néanmoins vous pouvez les modifier si besoin. Si vous changez les identifiants, le téléphone se re-provisionnera avec les nouveaux accès automatiquement (à condition que le téléphone soit auto-provisionné par 3CX).

En section Direct Inbound Dialing (SDA), sélectionnez le SDA que l’utilisateur aura.

Vous pouvez aussi spécifier un nom préféré pour votre salle de conférence personnelle. Vos contacts pourront visiter cette URL à partir de tout navigateur compatible avec les standards ouverts WebRTC (Chrome, Firefox) pour démarrer un webmeeting à la volée ou un simple appel entrant. L’appel entrant pourra être transformé en webmeeting à tout moment (Fonctionnalité disponible à partir du Q3/16).

Messagerie vocale

L’onglet Messagerie vocale permet de configurer les préférences de la messagerie vocale de l’extension incluant son code PIN pour l’authentification de la messagerie vocale, active/désactiver cette protection PIN, jouer l’ID d’appelant, et si vous voulez que 3CX Phone System lise la date et heure à laquelle a été reçu le message. Vous pouvez aussi choisir d’envoyer un email de notification. Celui-ci peut être configuré pour envoyer le message vocal, et aussi le supprimer du serveur une fois envoyé pour libérer de l’espace.

La section Gérer les messages de salutation permet de configurer et administrer les messages de salutation:

  • Ajouter – Ajouter un nouveau message de salutation à partir d’un fichier .wav pré-enregistré.
  • Enregistrer sur le téléphone – Enregistrer un nouveau message de bienvenue à partir de votre téléphone.
  • Gérer – Administrer vos messages de salutation.

Règles de transfert

Chaque extension peut avoir un ensemble de règles de transfert d’appel qui définissent ce que le 3CX Phone System doit faire quand l’utilisateur de l’extension ne peut pas répondre à un appel entrant. Ceci peut être configuré selon:

  • le statut de l’utilisateur,
  • l’heure,
  • l’ID d’appelant,
  • le type d’appel, interne ou externe.

Chaque statut nécessite une règle de transfert d’appel. Par exemple si un utilisateur ne peut pas

répondre à un appel alors que son statut est défini comme Disponible vous pouvez transférer

l’appel vers la messagerie vocale, et si le statut est défini comme Ne pas déranger (DND), vous pouvez

transférer l’appel vers son mobile.

Les options suivantes sont disponibles par statut:

  • Faire sonner mon mobile simultanément
  • Accepter plus d’un appel
  • Se déconnecter des files – Déconnecte l’utilisateur des files automatiquement. IMPORTANT – cela va automatiquement vous déconnecter ou connecter en file selon un changement de statut et rend donc le bouton de Connexion/Déconnexion inutile. Le changement de statut prendra le dessus sur ce dernier et vous connectera à nouveau une fois en Disponible. Les agents doivent donc utiliser le changement de statut plutôt que le bouton de connexion/déconnexion lorsque cette option est activée.
  • Accepter des appels de groupes d’appels
  • Transférer les appels internes et/ou externes vers:
  • La messagerie vocale,
  • La messagerie vocale d’une autre extension,
  • Le mobile,
  • Une extension,
  • Un numéro,
  • Terminer l’appel.

Le transfert d’appel peut être configuré par l’administrateur en utilisant la console d’administration ou par un utilisateur à partir du client 3CX. Des instructions sur la configuration des transferts d’appel par une extension peuvent être lues dans le manuel utilisateur chapitre Configurer les règles de transferts.

La fonctionnalité de Changement automatique du statut permet de changer le statut de l’utilisateur en Disponible selon les heures de bureau par défaut ou spécifiques. Il suffira de cocher l’option pour activer la fonctionnalité. Pour configurer des heures de bureau et heures de pauses personnalisées, cliquez sur Configurer.” En dehors de ces heures, l’extension sera bascule en “Ne pas Déranger.” Pendant les pauses, l’extension sera basculée en “Absent.”

Avec la fonctionnalité d’Exceptions vous pouvez créer des exceptions pour certains numéros. Insérez l’ Appelant pour lequel la règle d’exception s’appliquera, sélectionnez la période affectée dans le menu déroulant Reçu pendant et choisissez ensuite l’action désirée à partir du menu Renvoyer vers.

Provisioning des téléphones

L’onglet Téléconfiguration des téléphones vous permet d’ajouter ou modifier des paramètres aux téléphones liés à l’extension. L’administration des téléphone IP est décrite dans Configurer les téléphones IP par provisioning. L’administration des paramètres de clients 3CX est décrite dans Configurer les client 3CX.

BLF

Vous pouvez configurer les lampes BLF d’un téléphone IP ainsi que de clients 3CX à partir de cette page. Assignez une extension à un bouton BLF de sorte que ce bouton affiche le statut de l’extension. Le nombre de boutons BLF disponible dépend de chaque téléphone. Dans le client 3CX il y en a 28 par défaut (s’allonge).

Vous pouvez aussi lier des boutons BLF à des places de parking partagé ou codes de raccourcis. Ceci permet aux utilisateurs de parquer et reprendre des appels facilement par appui de bouton. Les options suivantes sont disponibles par BLFs:

  • BLF – affiche la présence d’une autre extension.
  • Raccourci d’appel – lien vers un numéro préféré pour un appel facile.
  • Raccourci d’appel personnalisé.
  • Parking partagé.
  • Connexion/Déconnexion de l’agent.
  • Changer de statut.

Options

L’onglet options vous permet de définir des options avancées.

Restrictions

La section de restrictions vous permet de configurer ce que l’extension a le droit de faire.

  • Désactiver l’extension – Désactive l’extension.
  • Désactiver les appels externes – Interdit tout appel externe depuis l’extension.
  • Activer la protection PIN – Vous pouvez configurer une extension pour permettre les appels sortants externes après la saisie d’un code PIN. Pour débloquer une extension, l’utilisateur compose le 777 suivi du code PIN et de #. Le PBX informera l’utilisateur que l’accès a été autorisé. L’utilisateur peut alors composer le numéro externe souhaité.
  • Désactiver l’usage de l’extension hors LAN – Bloque tous les enregistrements en dehors du réseau local. Ce paramètre s’applique aux téléphones IP.
  • Bloquer les connexions distantes par tunnel – Bloque l’enregistrement de l’extension à partir d’un réseau extérieur même si elles utilisent la fonctionnalité tunnel (qui est considéré comme un enregistrement local) .
  • Bloquer les appels sortants hors des heures de bureau.

Options

La section options permet de configurer des options générales:

  • Enregistrer tous les appels – Enregistre tous les appels de cette extension.
  • Filtrer les appels en demandant le nom de l’appelant par SVI – Ne s’utilise qu’avec la fonctionnalité Rebond. Permet d’annoncer le nom de l’appelant pour que le destinataire puisse décider s’il accepte ou non l’appel.
  • Envoyer une notification email sur appel manqué – Envoi d’un email de notification pour chaque appel manqué
  • Ne pas afficher l’extension dans l’annuaire d’entreprise – Supprime l’extension de l’annuaire
  • Autoriser l’utilisateur à organiser des visioconférences via Webmeeting 3CX.
  • ID SIP – définir un ID SIP pour cette extension

Droits

L’onglet Droits vous permet de configurer les droits de l’extension au sein de son groupe. Les groupes dont est membre l’extension apparaissent dans la liste déroulante Membre des groupes. Pour configurer les droits de l’extension:

  1. Sélectionnez le groupe pour lequel vous souhaitez configurer les droits d’extension.
  2. Sélectionnez le rôle que l’extension aura au sein de ce groupe.
  3. Vous pouvez modifier les droits de l’extension en cochant les options:
  • Peut voir les membres du groupe – permet à l’utilisateur de visualiser la présence des membres du groupe.
  • Peut voir les appels du groupe – permet à l’utilisateur de visualiser les appels effectués par les membres du groupe.
  • Diffuse sa présence au groupe – montre la présence de l’utilisateur aux membres du groupe.
  • Montre ses appels au groupe – montre les appels de l'utilisateur aux membres du groupe.
  • Peut effectuer des opérations (dévier, transférer, intercepter) – sur n’importe quel appel actif des membres du groupe.
  • Peut intervenir, écouter, ou chuchoter – Peut intervenir dans des appels fait par les membres du groupe.
  • Peut utiliser l’interphone – permet à l’utilisateur d’utiliser l’interphone avec les autres extensions.
  • Peut parquer les appels – permet à l’utilisateur de parquer des appels de sorte que d'autres utilisateurs les prennent.
  • Peut manipuler les appels sur répondeur numérique – Cette option permet à l’utilisateur de contrôler le SVI.
  • Peut gérer l’annuaire d’entreprise – Cette option permet à l’utilisateur d’ajouter/éditer/supprimer des contacts dans l’annuaire de l’entreprise via le client 3CX pour Windows.
  1. Cliquez sur OK pour appliquer les droits définis. Un redémarrage des clients 3CX est requis pour que les changements prennent effet.

Déléguer l’administration des extensions

Selon la taille de votre société, vous pouvez avoir plus d’un administrateur. Les petites entreprises n’en ont en général qu’un seul, les entreprises de taille moyenne ont en général besoin d’un administrateur et un assistant, et les grand comptes ont besoin d’une équipe entière. Il n’est pas possible de donner les accès administrateur au complet à chaque personne qui gère une partie du système, quelle que soit sa position. Par contre, en déléguant certains droits d’extensions, les administrateurs assistants ou juniors avec un accès partiel peuvent aider leurs supérieurs sur certaines tâches. De plus, certains utilisateurs, comme les directeurs commerciaux, peuvent aussi se voir déléguer certains droits d’extensions.

3CX vous permet de déléguer des tâches d’administration des extensions, permettant aux responsables de département de déterminer le niveau d’accès permis pour chaque membre de l’équipe, sans aucune supervision manuelle quotidienne. Cet outil donne aux employés un accès direct à ce dont ils ont besoin, sans avoir à demander l’aide d’un administrateur. C’est une solution rapide, efficace, et plus légère pour les administrateurs.

Autoriser un accès granulaire

Pour configurer les droits d’extension d’un employé, effectuez les actions suivantes :

Allez dans la console d’administration et sélectionnez l’extension à laquelle vous voulez donner des droits. Cliquez sur Modifier > Droits

Descendez en bas de la page et activez l’option “Autorise l’accès à la console d’administration 3CX”.

Dans la partie Gestion des extensions, sélectionnez le niveau d’administration que vous voulez accorder :

  • Peut gérer seulement son extension - permet de modifier seulement l’extension de l’utilisateur.
  • Peut gérer seulement les extensions de son groupe - l’utilisateur peut modifier sa propre extension et celles qui sont dans le même groupe. Utile pour les responsable de département, responsables commerciaux et membres de groupes.
  • Peut gérer toutes les extensions - toutes les extensions pourront être modifiées. Ceci peut être utile pour les administrateurs et les membres de l’équipe de support technique.

La section “Gestion du système” permet à l'administrateur de configurer ce que l’utilisateur peut voir et modifier. Les options suivantes sont disponibles :

  • Administrer les trunks SIP – Pour les spécialistes des opérateurs de trunks SIP. Permet le paramétrage des lignes virtuelles de la société.
  • Administration générale du système - la possibilité de changer les paramètres généraux.
  • Générer des rapports d’appels - la possibilité d’accéder à une liste des enregistrements d’appels passés. Les rapports incluent des informations comme les types d’appels (location, numéros privés ou professionnels, etc;) et coût des appels.
  • Si vous souhaitez que l’utilisateurs puisse télécharger les enregistrements d’appels depuis le rapport généré, activez “Autoriser le téléchargement des enregistrements d’appels”.

Note: Pour être administrateur complet du système, il faut donner le droit de gérer toutes les extensions, pour pouvoir visualiser toutes les notes de configurations. Par exemple, les règles entrantes contiennent les informations des utilisateurs et sont bloquées si l’utilisateur ne peut pas voir toutes les extensions.

Gérer les clients 3CX

Vous pouvez configurer quelles options seront disponibles dans le client 3CX par extension à partir de la configuration d’extension:

  1. Dans la console d’administration de 3CX, allez en page Extensions.
  2. Sélectionnez l’extension et cliquez sur Modifier.
  3. Allez sur l’onglet Téléconfiguration des téléphones et sélectionnez le client 3CX à partir du menu déroulant “Vos téléphones”.
  4. Vous pouvez maintenant configurer les options décrites ci-dessous.
  5. Cliquez sur OK une fois terminé.

Réseau

  • Interface réseau pour l’enregistrement et provisioning – Sélectionnez sur quel réseau se connectera le client dans le cas où votre serveur a plusieurs cartes réseau.
  • Transport SIP – Sélectionnez le transport SIP préféré.
  • Mode RTP – Sélectionnez si le trafic doit être crypté ou non (fonctionne uniquement avec d’autres clients 3CX pour le moment).
  • Mode DTMF – Sélectionner comment sont détectées les DTMF, laisser par défaut.
  • Activer le PUSH pour smartphones – envoyer des requêtes push à cette extension.
  • Re-téléconfigurer le téléphone au démarrage - Par défaut, les clients Windows, Mac et Android appliqueront ces paramètres au prochain démarrage.
  • Utiliser le tunnel 3CX pour les connexions distantes – Configurer le client 3CX pour utiliser le tunnel 3CX pour la connexion Hors bureau au 3CX Phone System plutôt que d’utiliser le port STUN/SIP du pbx.

Préférences

  • Vue par défaut - Softphone (pavé de numérotation) ou Communications unifiées (présence).
  • Contrôle des appels - Softphone ou téléphone IP (CTI).

Accès

  • Bloquer l’utilisation du client 3CX – Empêche l’usage du client 3CX pour cet utilisateur.
  • Cacher les règles de transfert – Retire à l’utilisateur la possibilité de configurer ses propres règles de transfert. Ces options seront disponibles uniquement via console d’administration 3CX.
  • Afficher les enregistrements – Autorise l’utilisateur à voir ses enregistrements d’appels.
  • Autoriser la suppression d’enregistrements - Autorise l’utilisateur à supprimer ses enregistrements d’appels..

Codecs

  • Sélectionnez la priorité de codecs.

Intégration

3CX vous permet d’intégrer de nombreux CRM et systèmes Helpdesk clé-en-main. De plus, vous pouvez créer vos propres intégrations facilement en utilisant le module de scripting. La fonctionnalité d’Intégration nécessite une édition PRO. Pour installer une intégration, cliquez simplement activer et sélectionnez l’intégration que vous souhaitez distribuer. Vous pourrez télécharger plus d’intégrations au fur et à mesure de leurs ajouts en section Mises à jour.

Voir aussi

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