SVI / répondeur numérique

Dans ce chapitre

Introduction

Enregistrer une directive vocale

Créer un répondeur numérique

Permettre aux appelants de composer directement le numéro d’une extension

Voir aussi

Introduction

Le “répondeur numérique” permet à 3CX de répondre à des appels téléphoniques automatiquement et de proposer un menu d’options aux appelants. Par exemple, “Pour le service commercial tapez 1, pour le support tapez 2 ou patientez pour être transférer à un opérateur”. Un répondeur numérique est aussi connu sous le nom de serveur vocal interactif (SVI).

Il est possible de configurer différents menus, chacun aura son propre numéro d'extension. Vous pourrez au choix configurer un menu en fonction de la ligne utilisée par les appels entrants, mais aussi en fonction de l’heure à laquelle l’appel est reçu, pendant ou hors des heures de bureau. Par exemple, il est possible d’avoir une réponse différente hors des heures de bureau, qui n'inclura pas les options de transfert vers groupes/files d'attentes n'ayant pas d'agents disponibles pour prendre l'appel.

Enregistrer une directive vocale

Avant de créer votre répondeur numérique, veuillez d’abord écrire les différentes options que proposera le menu aux correspondants, puis enregistrer l’annonce dans un deuxième temps. Un exemple simple: “Bienvenue chez la société XYZ, pour le service commercial composer le 1, pour le support composer le 2, ou restez en ligne pour parler à un de nos opérateurs”.

Note: il est généralement recommandé de dicter le numéro que l’utilisateur doit composer après l’annonce de l’option, i.e. “pour le service commercial, composer le 1” plutôt que “composer le 1, pour le service commercial”. Ceci afin que l’utilisateur attende l’option qui l’intéresse puis écoute ensuite la touche à appuyer.

Créer un répondeur numérique

Pour créer un répondeur numérique, sélectionnez Répondeurs dans la console d’administration de 3CX, et :

  1. Cliquez sur Ajouter et spécifiez un nom pour le répondeur numérique.
  2. Cliquez à présent sur le bouton Enregistrer, entrez votre numéro d’extension, et le “Nom de fichier audio” puis cliquez sur “OK” pour être appelé pour enregistrer la directive.
  3. Alternativement cliquez sur le bouton Uploader et sélectionnez un fichier préenregistré. Vous devez sauvegarder le fichier au format WAV au format PCM, 8kHz, 16 bit, Mono (dans le Windows Sound Recorder, vous devez utiliser l’option “Enregistrer sous” pour sauvegarder ce format). N’utilisez pas de format MP3.
  4. Sélectionnez une langue préférée pour les directives.
  5. Spécifiez les options du menu, en choisissant parmi les actions disponibles pour chaque touche à définir. Ensuite, spécifiez le numéro d’extension ou le numéro d’extension virtuelle dans le cas d’un groupe d’appels, de files d’attente ou vers un autre répondeur numérique.
  6. Optionnellement, vous pouvez lier un numéro SDA au répondeur numérique.
  7. Dans “Destination si pas ou mauvaise saisie” spécifiez un timeout où l’appel sera routé si une saisie non valide est reçue.
  8. Une fois que vous êtes prêt, cliquez sur OK pour sauvegarder le répondeur numérique.

Permettre aux appelants de composer directement le numéro d’une extension

Pendant que la directive d’un répondeur numérique est lue, le correspondant peut directement composer le numéro d’extension pour être connecté immédiatement à une extension, sans passer par le réceptionniste. Pour utiliser cette fonction, informez-en simplement vos interlocuteurs par le biais du message vocal. Par exemple: “Bienvenue chez la société XYZ, si vous connaissez le numéro d’extension de l’interlocuteur, il est possible de le composer maintenant, sinon pour le service commercial appuyez sur 1, pour le support appuyez sur 2.”

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