Raccourcis d’appels -  les utiliser depuis votre téléphone

Dans ce chapitre

Raccourcis d’appels -  les utiliser depuis votre téléphone

Introduction

Parking d’appel

Pour récupérer un appel parqué

Parquer plusieurs appels

Répondre à un appel

Changer un statut de profil

Se connecter à la messagerie vocale d’une extension

Activer / désactiver “Ne Pas déranger” (bientôt obsolète)

Connecter / déconnecter une extension d’une file d’appels

Intercom

Débuter un appel via intercom

Code de facturation

Code pour contrôler le statut du PBX Au bureau ou Hors du bureau – Code d’urgence

Utilisation de ce code d’appel

Paramétrer 3CX en Heures de bureau

Paramétrer 3CX en Hors heures de bureau

Service d’agent de transfert vers mobile

Bloquer votre identifiant appelant sortant (Caller ID)

Codes hôtel - statut des chambres

Introduction

Les raccourcis d’appels sont des combinaisons de touches utilisées pour accéder aux fonctions du système de téléphone directement depuis le téléphone. L’administrateur peut les modifier depuis l’onglet de la “Console d’administration > Paramètres > Raccourcis d’appel”. Cette section vous décrit les raccourcis d’appels par défaut.

Parking d’appel

Si vous souhaitez “parquer” un appel, puis prendre l’appel depuis une autre extension, alors vous pouvez conserver l’appel dans une “orbite de parking”. Vous pouvez aussi utiliser l’“orbite de parking partagée”. Les différences sont indiquées ici : https://www.3cx.com/blog/docs/call-parking/

Pour parquer un appel

Lors d’un appel établi sur votre extension, débutez la procédure de “transfert aveugle” et transférez l’appel vers *0[0-9]. Pae exemple, *01 placera l’appel sur l’orbite de parking 1, *02 placera l’appel sur l’orbite de parking 2, etc.

Pour récupérer un appel parqué

Composez *10 to *19, 0 – 9 étant le numéro de l’orbite de parking sur laquelle l’appel a été parqué. Par exemple, appeler *11 permettra de récupérer n’importe quel appel parqué dans l’orbite de parking 1, *12 récupérera n’importe quel appel parqué dans l’orbite de parking 2, etc.

Parquer plusieurs appels

Les orbites de parking permettent de parquer des appels multiples sur la même orbite. C’est pourquoi, pour récupérer un appel, vous pouvez ajouter le numéro d’extension depuis laquelle l’appel a été parqué pour vous assurer de récupérer le bon appel.

Par exemple, si l’extension 100 a parqué un appel sur l’orbite 0, cet appel peut être récupéré par une autre extension, en composant *10100. Ne pas ajouter le numéro d’extension vous fera récupérer par défaut l’appel parqué sur cette orbite depuis le plus longtemps.

Note: Le parking d’appel et la récupération d’appel sont des fonctionnalités disponibles seulement pour les éditions commerciales de 3CX.

Répondre à un appel

Si vous entendez sonner une extension particulière, et vous savez que le propriétaire de cette extension ne peut pas répondre, vous pouvez répondre à l’appel en utilisant la fonction “Récupération d’appel”. Pour ce faire, composez :

*20*<numéro d’extension>

Cela redirigera l’appel actif depuis l’extension spécifiée vers votre extension. Vous pouvez aussi récupérer un appel depuis une extension qui sonne, sans spécifier le numéro d’extension. Pour cela, composez *20* puis la clé envoi. Cela redirigera vers votre extension l’appel qui sonne depuis le plus longtemps.

Changer un statut de profil

Vous pouvez modifier votre statut en utiliser les raccourcis d’appels de la manière suivante : *3[0-4]. 0 est “Disponible”, 1 est “Absent”, 2 est “Ne Pas Déranger”, 3 est “Personnalisé 1” et 4 est “Personnalisé 2”.

Par exemple, composer *31 depuis l’extension 100, modifiera le statut de profil de l’extension 100 sur Absent.

Se connecter à la messagerie vocale d’une extension

Pour laisser un message sur la messagerie vocale d’une extension particulière, composez *4<numéro d’extension>.

Par exemple, *4100 vous permettra de laisser un message sur la boîte vocale de l’extension 100.

Activer / désactiver “Ne Pas déranger” (bientôt obsolète)

Pour spécifier un statut DND (Ne Pas Déranger) pour une extension particulière :

  • Composez *60 pour désactiver le statut Ne Pas Déranger
  • Composez *61 pour activer le statut Ne Pas Déranger

Connecter / déconnecter une extension d’une file d’appels

Pour connecter ou déconnecter une extension des files d’appels, vous pouvez utiliser les raccourcis d’appels suivants :

  • Composez *62 pour connecter les extensions aux files d’appels
  • Composez *63 pour déconnecter les extensions aux files d’appels

Pour plus d’informations sur comment gérer les statuts des agents dans les files d’appels, lisez ce guide : https://www.3cx.com/docs/pbx-queue-status/

Intercom

La fonction d’interphone vous permet de faire une annonce sur un autre poste sans que l’autre partie ait à décrocher le combiné. Le message sera joué par le haut-parleur du téléphone. L’audio est à double sens, et la partie appelée peut répondre immédiatement sans décrocher le combiné. La fonction d’intercom est aussi un droit de groupe qui doit être assigné à une extension. L’extension peut ensuite utiliser la fonction d’intercom dans son groupe d’extensions. Si le droit n’a pas été donné, les appels via intercom seront convertis en appels normaux.

Débuter un appel via intercom

Ajoutez le préfixe *9 à l’extension que vous voulez appeler. Par exemple, pour effectuer un appel intercom vers l’extension 100, il vous faut composer : *9100

Important : Le raccourci d’appel Intercom est désactivé par défaut. Si vous souhaitez que votre téléphone “auto réponde” (seulement applicable pour les anciens modèles), vous devez configurer un raccourci d’appels dans les paramètres du PBX  → Avancés → Raccourcis d’appels. Ce raccourci d’appel doit être unique et ne pas être en conflit avec d’autres raccourcis d’appels.

Code de facturation

Le code de facturation vous permet d’ajouter un code relatif à la facturation à certains appels spécifiques afin de produire des rapports. Par exemple, vous pouvez avoir des agents utilisant différents codes de facturation quand ils passent des appels, afin de contrôler la facturation totale pour les agents, ou si vous passez un appel pour un client particulier, et vous le facturerez après. Pour lier les appels à un code de facturation, vous devez utiliser ** (valeur par défaut). Cela vous permet d’ajouter une “balise” à un appel que vous pouvez passer.

Par exemple, chaque fois que vous passez un appel pour un client particulier, vous souhaitez lier l’appel au code de facturation de ce client (par exemple 3265), pour pouvoir le facturer. Quand quelqu’un passe un appel lié à ce client particulier, l’appelant doit composer le numéro avec le format suivant :

Numéro de la destination**3265.

Par exemple si le numéro est 17771231233, l’appelant doit composer 17771231233**3265

Ce code de facturation peut être utilisé comme filtre dans les rapports 3CX (et plus particulièrement le rapport d’appels avec filtre pour destination : Correspondance du code de facturation) pour voir combien d’appels ont été passé avec ce code de facturation spécifique comme indiqué ci-dessous.

Ici nous voyons que le code de facturation a été saisi dans le champ “Correspondance du code de facturation”. Cela permettra de rechercher et de lister tous les appels qui ont été passés avec le code de facturation “3265”.

Code pour contrôler le statut du PBX Au bureau ou Hors du bureau – Code d’urgence

Ce code de numérotation (qui n’est pas spécifié par défaut pour des raisons de sécurité) est un code qui, lorsqu’il est utilisé, bascule le système téléphonique 3CX ensemble soit

  • En heures de bureau
  • Hors heures de bureau
  • A nouveau en mode heures de bureau configurées en fonction de l’heure

Ce code est conçu pour les services d’urgence lorsque vous avez besoin de changer les routes de toutes vos lignes VoIP à Au bureau ou Absent du bureau rapidement avec un simple appel téléphonique.

Utilisation de ce code d’appel

Supposons que l’administrateur configure ce code de numérotation pour être * 64 et que les heures de bureau globales sont définies à partir de 9h à 17h30.

Paramétrer 3CX en Heures de bureau

Si l’administrateur compose le * 641 (ajoute un 1 au code), un message sera joué en indiquant que “3CX est maintenant réglé pour les HEURES DE BUREAU” Cela signifie que 3CX ne tiendra pas compte l’heure ou du jour actuel (même si c’est un jour férié) et réglera tous les itinéraires des passerelles, des opérateurs VoIP et du routage DID pour un routage vers la destination des heures de bureau.

Paramétrer 3CX en Hors heures de bureau

Si l’administrateur compose * 642 (ajoute un 2 du code), un message sera joué en indiquant que “3CX est maintenant réglé en mode HORS HEURES DE BUREAU” Cela signifie que 3CX ne tiendra pas compte l’heure ou du jour actuel, (même s’il est 10 heures par exemple) et réglera tous les itinéraires des passerelles, des opérateurs VoIP et du routage DID pour un routage vers la destination Hors heures de bureau.

Paramétrer 3CX en Heures de bureau par défaut

Si l’administrateur compose * 64, un message sera joué en indiquant que le “3CX utilise maintenant les heures de bureau par défaut”. Cela signifie que dans cet exemple, 3CX remplacera les 2 commandes précédentes et se comportera comme suit: – de 9h à 17h30 les lignes et ports seront acheminés vers les destinations Heures de bureau et de 17h31 jusqu’à 08h59, les lignes et ports seront acheminés vers les destinations Hors heures de bureau.

Service d’agent de transfert vers mobile

Ce service permet aux utilisateurs de gérer les appels transférés vers leurs téléphones portables (GSM).

Pour que le service de transfert vers mobile fonctionne, l’option “faire sonner mon extension et mon portable simultanément” doit être activée dans les règles de transfert de l’extension. Les autre numéros externes ne peuvent pas être utilisés pour activer l’agent de transfert mobile. Ce service permet d’effectuer des transferts en utilisant les tonalités DTMF pour que vous puissiez réellement faire des transferts depuis votre téléphone portable. Disponible seulement sur les éditions Pro ou Entreprise.

Fonctionnalité 1 : EN ATTENTE

Pendant un appel, composez *80 - Cela mettra l’appel en attente.

Fonctionnalité 2 : REPRISE D’APPEL

Composez *81 - Cela vous permet de reprendre un appel mis en attente.

Fonctionnalité 3 : Transfert aveugle vers une extension

Composez *82# numéro/extension # - Cela effectuera un transfert aveugle de votre appel actuel vers l’extension ou le numéro que vous souhaitez.

Exemple : Transférer un appel vers l’extension 105 ou un numéro externe 099219095, où 0 est la règle sortant pour que les appels passent via RTC.

Composez *82#105# OU *82#099219095# - Cela effectuera un transfert aveugle (*82) de votre appel actuel via le PBX vers l’extension composée (105) ou le numéro (099219095). Votre portable se déconnectera de l’appel et l’appel du PBX sera connecté au 105 ou 099219095 respectivement.

Fonctionnalité 4 : Transfert supervisé

  1. Répondez à l’appel entrant du PBX
  2. Composez *83# numéro/extension # pour mettre l’appel en attente et appeler ce numéro
  3. Composez *84 pour compléter le transfert une fois que l’appelé répond.

Exemple : Lors d’un appel, composez *83#105# - Cela mettra l’appel actuel (du PBX) en attente et effectuera un nouvel appel vers le 105. Quand l’extension 105 répond, annoncez l’appel et composez *84. Le PBX 3CX connectera l’appel précédent mis en attente avec l’extension 105 et vous déconnectera des deux appels.

Fonctionnalité 5 : Conférence

Vous pouvez maintenant créer des conférences à trois personnes en utilisant le service d’agent mobile depuis votre téléphone portable. Pour créer une conférence à trois personnes, suivez les étapes suivantes :

  1. Répondez à l’appel venant du PBX
  2. Composez *83#numéro/extension# pour mettre l’appel en cours en attente et appeler ce numéro
  3. Une fois que le numéro/extension répond, composez *85. Cela vous permettra de reprendre l’appel mis en attente, garder votre portable connecté, et transférer l’appel précédemment mis en attente vers le numéro que vous avez composé à l’étape 2, créant ainsi une conférence à 3 personnes.

Exemple : Accepter un appel entrant et faire une conférence à 3 personnes avec l’extension 105.

Répondez à l’appel entrant du PBX. Composez sur le clavier de votre téléphone *83#105# (cela mettra l’appel précédent en attente et appellera le 105)

Quand l’extension 105 répond, composez *85 pour créer une conférence entre l’extension 105, vous et l’appel auquel vous avez répondu à l’étape 1.

Bloquer votre identifiant appelant sortant (Caller ID)

Vous pouvez cacher l’identifiant appelant sortant lors d’un appel spécifique. Pour ce faire, ajoutez simplement le préfixe *5 au numéro à appeler. Exemple : Si vous voulez appeler le numéro 004412345678 mais voulez le faire de façon anonyme, composez *5004412345678 ou Règle sortante + *5 + Numéro. Votre Caller ID sera masqué.

Codes hôtel - statut des chambres

Les codes de statut des chambres sont des codes spécifiques qui informent les systèmes de gestion hôtelière des statuts d’une chambre dans un hôtel. Pour cela, il faut que l’intégration PMS soit préconfigurée/ Les codes sont différents selon que vous utiliser Mitel ou Fidelio mais le concept de contrôle du statut des chambres est le même. Pour que les codes de statut fonctionnent, vous devez préconfigurer un SVI en tant que SVI de service de réveil téléphonique (allez dans Répondeurs, modifiez un SVI et descendez en bas de la page où vous trouverez une option nommée Service SVI de réveil téléphonique.)

Imaginez qu’une femme de chambre est dans une chambre d’hôtel et veut indiquer que la chambre est Sale/Inoccupée. Depuis le téléphone de la chambre (chambre = numéro de l’extension) composez *68<statut chambre> pour indiquer l’état de la chambre. Les systèmes PMS connectés, comme Fidelio, seront informés et indiqueront le statut de la chambre selon les données saisies. Un exemple pour Fidelio, le code standard pour Sale/Inoccupée étant “2”, serait *682. Les utilisateurs connectés au PMS verront donc que cette chambre est maintenant Sale/Inoccupée. Les codes de statut des chambres par défaut supportés par MITEL et Fidelio sont :

Protocole MITEL :

  1. Femme de chambre présente
  2. Propre
  3. Pas propre
  4. Hors service
  5. Doit être inspecté
  6. Occupé/Propre
  7. Occupé/Pas propre
  8. Inoccupé/Propre
  9. Inoccupé/Pas propre

Micros Fidelio:

  1. Sale/Inoccupé
  2. Sale/Occupé
  3. Propre/Inoccupé
  4. Propre/Occupé
  5. Inspecté/Inoccupé
  6. Inspecté/Occupé

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