La visioconférence pour utilisateurs avancés

Dans ce chapitre

La visioconférence pour utilisateurs avancés

Créer une visioconférence

Gérer une visioconférence depuis le WebMeeting

Partage d’écran

Contrôle à distance

Partage de PDF

Tableau blanc

Capture d’écran

Modérer des utilisateurs

Réactions

Exclure un utilisateur de la réunion

Salles de réunion

Salles de réunions privées

Salles de réunion partagées

Fonction accepter/ rejeter

Créer des enquêtes et sonder votre audience

Retrouver votre URL personnelle Click2Meet

Rejoindre une réunion via une URL Click2Meet

Paramètres

Voir aussi

Créer une visioconférence

Le client web 3CX utilise la technologie WebRTC pour vous permettre d’organiser des appels en visioconférence ou des webinaires en évitant à vos participants de devoir télécharger et installer des plugins et logiciels additionnels.

  1. WebMeeting - cliquez pour créer une nouvelle visioconférence depuis le client web 3CX.
  2. Inviter des personnes - cliquez pour commencer à ajouter des participants à une visioconférence.
  3. Add Participants - ajoutez le nom et l’email dans la liste des participants puis cliquer sur “OK” pour les inviter via un email incluant le lien vers le web meeting.
  4. Copier le lien de la réunion - copiez l’URL de la réunion pour l’envoyer à d’autres participants.
  5. Paramètres - cliquez pour paramétrer les options avancées de WebMeeting.

Notes :

  • Il faut permettre l’usage de la caméra et du microphone pour activer la vidéo et le son.
  • Les participants qui rejoignent une conférence en cours ne peuvent pas voir les commentaires précédents.

Important : 

  • Certaines fonctionnalités de visioconférence nécessitent l’extension Click to Call 3CX pour Chrome ou Firefox. Installez-la depuis ici pour Google Chrome et ici pour Firefox.
  • Pour rejoindre une réunion web depuis votre smartphone vous devez télécharger l’application WebMeeting 3CX depuis l’App Store iOS ou depuis le Play Store Android.

Gérer une visioconférence depuis le WebMeeting

  1. “Enregistrer” - sélectionnez le format d’enregistrement depuis les présélections disponibles et appuyez sur Start pour commencer l’enregistrement de votre visioconférence. Quand la réunion est terminée, l’organisateur reçoit un email avec le lien de téléchargement de la vidéo enregistrée.
  2. “Partage d’écran” - très utile dans le cadre de présentation de produit ou pour collaborer avec les collègues. Voir plus d’infos ci-dessous.
  3. “Contrôle à distance” - une excellente façon de fournir un service client supérieur et de résoudre des problèmes rapidement et avec efficacité. Voir plus d’infos ci-dessous.
  4. “Partage de PDF” - partagez des documents dans la minute. Voir plus d’infos ci-dessous.
  5. “Tableau blanc” - l’outil idéal pour des sessions de brainstorming, des présentations professionnelles ou des salles de classe en ligne. Voir plus d’infos ci dessous.

Partage d’écran

Partagez votre écran en totalité, incluant les notifications de messagerie instantanée ou d’email, ou une seule fenêtre ou application. Pour partager votre écran, cliquez sur le bouton Screen Sharing et sélectionnez l’écran ou l’application que vous souhaitez partager.

Pour arrêter le partage d’écran, cliquez sur le bouton Stop Sharing sur le message ci-dessus.

Contrôle à distance

Pour profiter de cette fonctionnalité, il vous faut installer le “Client 3CX pour contrôle à distance”.

Si le client pour contrôle à distance n’est pas installé, le message ci-dessus apparaît sur votre écran. Téléchargez et installez le client depuis le lien fourni et cliquez sur le bouton Request Remote Control.

  • Une fois qu’un participant clique sur Request Remote Control, l’organisateur de la réunion voit le message “Allow Remote Control” apparaître sur son écran. Cliquez sur Yes pour proposer de l’assistance.
  • Seuls les organisateurs de la réunion disponibles peuvent recevoir des demandes de contrôle à distance, sinon la fonction Request Remote Control est désactivée.
  • Le participant qui fait la demande choisit de quel écran ou application il veut donner le contrôle.
  • Pour terminer la session de contrôle à distance, cliquez sur le bouton Stop Sharing en bas de l’écran.

Partage de PDF

Avec le WebMeeting 3CX, vous pouvez uploader et partager des PDF depuis votre “Répertoire” en quelques clics seulement. Pendant une réunion, cliquez sur le bouton Share PDF :

  • La fenêtre Shared Documents Repository s’ouvre et vous propose les options Upload, Preview et Share de documents PDF.
  • Tous les documents uploadés sont sauvegardés automatiquement dans le Shared Documents Repository.

  • Le fait de double cliquer sur un document l’affiche sur les écrans de tous les participants. En utilisant la Barre d’outil de partage en bas de l’écran, les participants peuvent interagir avec le document en utilisant les outils Curseur, Marqueur, Gomme et Texte.
  • Pour arrêter le partage de document, appuyez sur le bouton Stop Sharing à la fin de la barre d’outils.

Tableau blanc

Pour utiliser la fonction de tableau blanc pendant une réunion, cliquez sur le bouton Whiteboard et :

  1. Choisissez un modèle Blanc ou Pointillé à utiliser.
  2. Quand vous partagez un tableau blanc, les participants à la réunion peuvent utiliser les outils de la Barre d’outil de partage.
  3. Pour arrêter le partage du document, appuyez sur le bouton Stop Sharing.

Capture d’écran

Vous pouvez prendre des captures d’écran rapides via le bouton Snapshot en bas à gauche de l’écran vidéo de chaque participant. Les captures d’écran prises avec cette fonctionnalités sont sauvegardées directement sur votre ordinateur.

Modérer des utilisateurs

Un organisateur peut fournir des droits additionnels aux participants en fonction de leur rôle en cliquant sur le lien Change Role à côté de leur nom et en choisissant le rôle à donner :

  • Organisateur - A le contrôle total du web meeting et peut utiliser toutes les fonctionnalités disponibles, ainsi que contrôler la caméra, le micro et l’accès au chat. Les organisateurs peuvent aussi accepter, rejeter ou sortir un utilisateur de la réunion.
  • Présentateur - peut partager son écran, répondre aux demandes de contrôle à distance, faire un sondage et partager un PDF.
  • Participant - Peut seulement demander une assistance via contrôle à distance.

Note : L’icône du créateur de la réunion est marquée en bleu et ne peut pas être modérée par les organisateurs.

Réactions

Tous les rôles peuvent réagir pendant le web meeting en appuyant sur le bouton React et en sélectionnant leur réaction, comme indiqué ci-contre :

Exclure un utilisateur de la réunion

Les organisateurs peuvent exclure un utilisateur de la réunion en cliquant sur le nom du participant et en sélectionnant Kick. Les participants exclus reçoivent un message de notification et sont exclus dans les 3 secondes. Les utilisateurs qui sont exclus d’une réunion peuvent rejoindre à nouveau la réunion, car “exclure” n’est pas la même chose que “bannir” un utilisateur.

Salles de réunion

3CX supporte deux (2) types de salles de réunion virtuelles, Privées et Partagées, paramétrées par votre administrateur système.

Salles de réunions privées

Pour des réunions en tête à tête, idéal dans le cadre d’interviews, pour du support ou les files d’attente du service client. Les participants sont automatiquement redirigés vers une salle de réunion virtuelle privée. L’URL Click to Meet de votre extension personnelle ou de votre file d’attente assignée peut être utilisée comme salle privée, permettant à n’importe qui cliquant sur le lien WebMeeting de rejoindre la salle depuis son navigateur en tant que participant via un :

  • Lien personnel WebMeeting - le système envoie un email ou message instantané de notification à l’extension assignée.
  • Lien de file d’attente WebMeeting - tous les agents assignés à la file d’attente reçoivent un mail ou message instantané de notification. Une fois qu’un agent clique sur le lien et rejoint la réunion, les autres agents ne peuvent pas se connecter.

Note : Vous ne pouvez être actif que dans une salle WebMeeting en même temps.

Salles de réunion partagées

Pour les réunions en groupe. Pour pouvoir organiser des réunions en groupe, l’option doit être activée par votre administrateur. Les participants qui cliquent sur le lien WebMeeting peuvent rejoindre la réunion à n’importe quel moment, sauf si l’option “Modérer les participants” est définie par l’administrateur pour votre extension.

Fonction accepter/ rejeter

Un organisateur peut accepter ou rejeter des participants qui essaient de se connecter à une réunion, si l’administrateur a paramétré le lien WebMeeting de leur extension en tant que “Salle partagée” avec l’option “Modérer les participants”. De cette manière, les participants ont un accès restreint, c’est-à-dire qu’ils peuvent rejoindre la réunion seulement si l’organisateur est connecté, et l’organisateur peut les modérer, c.à.d. Accepter ou rejeter leur demande de connexion.

Note : Quand l’option “Modérer les participants” est activée, exclure un participant du WebMeeting permet à l’organisateur d’empêcher ce participant de se connecter à nouveau.

Créer des enquêtes et sonder votre audience

Avec le WebMeeting 3CX, les organisateurs peuvent collaborer activement avec leur audience et recevoir un retour de leur part par le biais de sondage, créés en suivant ces étapes :

  1. Cliquez sur le bouton Start a new Poll sur la barre d’outils de droite pour ouvrir la fenêtre Polling Repository.
  2. Dans la fenêtre Polling Repository, cliquez New pour créer un nouveau sondage/enquête, et Edit, Delete ou Submit pour travailler sur un sondage existant.
  3. Cliquez sur New pour créer un nouveau sondage.
  4. Spécifiez le titre du sondage, sa durée, ajoutez les questions et les choix de réponse, pour les participants et cliquez sur Save pour sauvegarder le nouveau sondage dans le Polling Repository.

Active Poll in WebMeeting

  1. Pour partager un sondage pour que les utilisateurs puissent voter, sélectionnez le sondage depuis la fenêtre Polling Repository et cliquez sur Submit. Le sondage est partagé sur les écrans de tous les participants (voir ci-dessus) avec les questions et les choix spécifiés.
  2. Les organisateurs peuvent contrôler un sondage actif, le pourcentage complété, son statut (ouvert ou fermé), le temps écoulé et un résumé en temps réel des réponses des participants.
  3. Le fait de cliquer sur le bouton Close Polling termine le sondage des participants. Les organisateurs peuvent appuyer sur le bouton Share Results pour informer les participants qu’ils peuvent télécharger un fichier PDF avec les résultats du sondage via le bouton Save to File.
  4. Les organisateurs peuvent appuyer sur le bouton Stop Sharing pour retirer le sondage de l’écran des participants et redémarrer la réunion.

Retrouver votre URL personnelle Click2Meet

Personalized Click2Meet URL example.

Votre URL Click2Meet, c’est à dire https://mypbx.3cx.eu/ntesla, peut être paramétrée par votre administrateur, vous est envoyée dans votre email de bienvenue, et peut être personnalisée pour être partagée facilement ou inclue dans votre signature d’email ou sur votre site web.

Important : Nous recommandons d’utiliser votre URL personnelle Click2Meet URL dans des “salles privées”.

Rejoindre une réunion via une URL Click2Meet

Les utilisateurs peuvent vous rejoindre en visioconférence via l’URL Click2Meet de votre extension ou file d’attente :

  1. Une personne tierce clique sur l’URL Click2Meet et l’interface du WebMeeting 3CX s’ouvre automatiquement dans leur navigateur.
  2. Un email et un message instantané vous sont envoyés, en tant que demande de réunion en ligne par le participant.
  3. Cliquez sur les liens fournis dans l’email pour rejoindre la réunion, ou ignorez simplement la demande.
  4. Pour les files d’attente, une fois qu’un agent a rejoint la réunion, aucune autre personne ne peut se connecter, sauf s’ils y sont invités? Quand la réunion se termine, l’agent reçoit un rapport par email.

Paramètres

Pour changer les paramètres des fonction du WebMeeting, cliquez sur l’icône Settings sur la barre d’outils de droite. Le panneau Settings vous permet de contrôler les options Multimédia telles que :

  • Source d’entrée audio - microphone
  • Source de sortie audio, c.à.d hauts-parleurs
  • Qualité audio - sélectionner en fonction de la bande passante disponible de la connexion Internet
  • Niveau de sensibilité - définit le niveau de sensibilité de l’audio
  • Contrôle automatique de gain - augmente ou diminue votre entrée et sortie micro automatiquement
  • Annulation d’écho - supprime l’écho causé par le microphone captant le son des hauts-parleurs
  • Suppression de bruit - filtre des bruits très spécifiques comme la frappe du clavier
  • Source d’entrée vidéo - webcam ou caméra
  • Qualité vidéo - sélectionner en fonction de la bande passante disponible de la connexion Internet
  • Test de l’appareil - cliquer sur le bouton “Start” pour faire un test de l’appareil utilisé

Sur la gauche du panneau, vous pouvez cliquer sur :

  • Statistiques - infos techniques, statistiques et graphiques pour dépannage des problèmes de connectivité
  • Info pour plus d’informations sur la réunion en cours et la version du logiciel

Voir aussi

Gratuit pendant un an ! Sélectionnez votre installation préférée :

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